Datové schránky: revoluce v komunikaci s orgány veřejné správy
Počátkem července tohoto roku nabyl účinnosti zákon, který změnil několik století zaběhnuté zvyky v komunikaci se státními orgány a ostatními orgány veřejné správy, tedy i se stavebními úřady. Jedná se o zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, jehož cílem především je efektivnější komunikace jak mezi soukromými subjekty a orgány veřejné správy, tak i v rámci veřejné správy samotné.
Jedním ze stěžejních bodů nové úpravy jsou tzv. datové schránky. Ty umožňují činit podání vůči kterémukoli úřadu elektronicky, naopak úřady je mohou využívat k doručování svých rozhodnutí a jiných písemností. S ohledem na legislativně-technickou nezralost původního znění zmíněného zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (dále jen ZDS) byl tento zákon již novelizován. Novelou (dále novela) se změnily zejména některé podmínky provozu systému informačního systému datových schránek a jejich využívání.
Co, komu a kdy
Častý dotaz zní, co to je datová schránka – je to něco jako email, zřizovaný státem? Lze říci, že bychom jistě některé znaky shodné s emailem našli. Datové schránky však běžným emailem nejsou; jsou zejména úložištěm dokumentů, přičemž tzv. informační systém datových schránek (ISDS) obsahuje mnohem více funkcionalit. Jednou z nich je např. i časové razítko, kterým je zaznamenán přesný čas doručení či odeslání dokumentu a skutečnost, že byla písemnost přijata (odeslána) oprávněnou osobou.
Datová schránka se zřizuje ze zákona nebo na žádost. Ze zákona se zřizují datové schránky všem orgánům veřejné moci, tj. zejména soudům a správním orgánům, když bez žádosti se zřizují také právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku, právnickým osobám zřízeným zákonem, organizačním složkám podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, advokátům, daňovým poradcům a insolvenčním správcům. Pro všechny tyto subjekty bude používání datových schránek povinné. Původní znění ZDS počítalo se zřízením jejich schránek v průběhu 90 dnů poté, co zákon nabyde účinnost (s výjimkou advokátů a daňových poradců, kde tato povinnost vzniká až 1. července 2012); tento termín zachovala i novela, jde však pouze o vytvoření schránek samotných. Jejich zpřístupnění, tedy uvedení do provozu, je nově vázáno na první přihlášení osoby oprávněné k přístupu do datové schránky a zůstává tak na úvaze subjektu, kterému je datová schránka zřizována. Pokud se ovšem do datové schránky nikdo nepřihlásí do 31. října 2009, dojde k 1. listopadu 2009 k jejímu automatickému zpřístupnění.
Ostatním subjektům (fyzickým a právnickým osobám, které nejsou uvedeny výše) mohou být datové schránky zřízeny na jejich žádost. Schránku zřizuje Ministerstvo vnitra, u něhož lze žádat přímo, avšak přístup do datové schránky mohou zprostředkovat i tzv. Czech pointy (kontaktní místa veřejné zprávy), které již jsou na obecních a městských úřadech, pobočkách České pošty, Hospodářské komory ČR, na českých zastupitelstvích v zahraničí a u vybraných notářů.
Povinnost ze zákona
Od 1. července 2009 mohou úřady tomu, kdo má zřízenu datovou schránku, zasílat korespondenci pouze v elektronické podobě a v této elektronické formě také povedou veškerou agendu – povinnost využívat datové schránky pro komunikaci mezi orgány veřejné moci navzájem a v komunikaci s právnickými a fyzickými osobami je dána přímo zákonem. S dokumenty v listinné podobě se setkají pouze ti, kteří nebudou mít datovou schránku zřízenu. Již dnes je však zřejmé, že zejména z důvodu kapacitních (a to jak technických, tak i personálních) nástup používání datových schránek orgány veřejné správy nebude tak rychlý, jak bylo původně zamýšleno.
Důležité je však zdůraznit, že po novele jsou datové schránky určeny také k „dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob prostřednictvím datových schránek“. Laicky řečeno – prostřednictvím datových schránek mohou občané a podnikatelé komunikovat také přímo mezi sebou, s čímž původní návrh ZDS vůbec nepočítal. Toto ustanovení se uplatní ve dvou postupných krocích. Od 1. ledna 2010 bude možno prostřednictvím datových schránek i mezi soukromými osobami zasílat faktury nebo obdobné žádosti o zaplacení a od 1. července 2010 i ostatní písemnosti. Podmínkou pro to, aby bylo možno osobě soukromého práva (tedy i jakémukoliv podnikateli) dodávat zprávy do datové schránky, je její vlastní žádost o umožnění takového doručování. V případě doručování mezi soukromými osobami se ale neuplatní fikce doručení, jako je tomu v případě, že jde o datovou zprávu zaslanou orgánem veřejné moci. Příslušný dokument je doručen až okamžikem, kdy jeho převzetí potvrdí odesílateli adresát prostřednictvím své datové schránky.
Jméno, heslo, osobní číslo
K zajištění činnosti související s užíváním datových schránek slouží Informační systém datových schránek (ISDS), jenž obsahuje základní údaje o uživatelích, jejich oprávněních a datových zprávách. Podmínkou pro vstup do systému je získání uživatelského jména a hesla. Subjekty, kterým je zřízena datová schránka, dostanou přiděleno tzv. osobní číslo. Potom jsou jim zaslány poštou nezbytné přihlašovací údaje. Rovněž platí, že jeden subjekt může mít pouze jednu datovou schránku. Fyzická osoba – podnikatel však může mít schránky dvě: jednu pro sebe jako fyzickou osobu (občana) a druhou coby pro podnikatele.
Oprávněná osoba má možnost si zprávy přečíst, uložit je či zaslat jako přílohu e–mailové zprávy. K zasílaným zprávám není nutné připojit zaručený elektronický podpis; samotné přihlášení do systému jej v případě komunikace s orgány veřejné moci nahrazuje. Každá změna v datové schránce, podání, doručení nebo vyzvednutí datové zprávy je opatřena časovým razítkem, které bude prokazovat čas jednotlivých úkonů, jak jsme již naznačili výše. Okamžik doručení datových zpráv je spojen s okamžikem, kdy se uživatel schránky přihlásí svými přístupovými údaji do ISDS. Veškeré datové zprávy budou v informačním systému zůstávat po celou dobu fungování schránky. Budou v systému zašifrovány tak, aby k nim měl přístup pouze odesílatel a adresát. Pokud by došlo k odcizení či ztrátě přihlašovacích údajů, Ministerstvo vnitra tyto údaje na základě oznámení držitele zneplatní.
Možné zneužití datových schránek je v poslední době velmi diskutovaným tématem, objevily se i informace o trestním oznámení, které napadá nedostatečné zabezpečení celého systému. Konkrétní případy zneužití datových schránek však alespoň podle našich informací nejsou známy.
Elektronický jako listinný
Nový zákon také upravuje tzv. autorizovanou konverzi dokumentů, neboť je třeba umožnit převedení listinných dokumentů do elektronické podoby a naopak. Zákon zrovnoprávňuje jejich listinnou a elektronickou verzi, resp. stanoví podmínky, za kterých mají konvertované dokumenty stejnou právní sílu jako dokumenty původní – konvertovanému dokumentu jsou ze zákona přiznány stejné právní účinky jako ověřené kopii. Konverzi mohou provádět kontaktní místa veřejné správy (notáři, krajské úřady, matriční úřady, obecní úřady a zastupitelské úřady, které jsou oprávněny k vydání ověřeného výstupu z informačního systému veřejné správy).
Datové schránky představují v oblasti doručování písemností (a to nejen vůči orgánům veřejné správy) zásadní změnu, na kterou si všichni budeme muset postupně zvyknout. Již nyní lze však oprávněně očekávat, že doručování by mělo být rychlejší a efektivnější, i když stále samozřejmě zůstávají ne zcela jasně zodpovězeny některé otázky. Rovněž právní úprava je dosud živá a na své finální ustálení teprve čeká. Je to kromě jiného důsledek absence významnějších zahraničních zkušeností se srovnatelným projektem.
Datové schránky (DS) v termínech
| 1.7.2009 | Účinnost zákona |
| 31.7. 2009 | Poslední den pro zaslání údajů nezbytně nutných pro zřízení datové schránky MV |
| Mezi 1.7. 2009 a 1.11. 2009 | Možnost zpřístupnění DS přihlášením |
| 1.11. 2009 | Zpřístupnění všech zřízených DS, do kterých se oprávněná osoba dosud nepřihlásila |
| 1.1. 2010 | Vznik možnosti zasílat faktury do DS jiných soukromoprávních subjektů |
| 1.7. 2010 | Vznik možnosti zasílat do DS jiných soukromoprávních subjektů i jiné písemnosti |
| 1.12. 2012 | Zřízení DS advokátům a daňovým poradcům |
Autoři pracují v advokátní kanceláři Havel & Holásek.
Jagg.cz
Linkuj.cz
Google Bookmarks
Live bookmarks
Digg
Del.icio.us
MySpace
Facebook